Casual
РЦБ.RU

Электронный архив как эффективный инструмент развития оценочного бизнеса

Октябрь 2005

    Любая компания, занимающаяся оценочной деятельностью, имеет в своем распоряжении архив деловой документации. Причем специфика деятельности предполагает не традиционное хранение документов, а их активное использование в работе. Колоссальные объемы накапливающейся документации делают наличие архива обязательным.

    Например, оценка недвижимости состоит из 7 различных категорий; бизнеса и предприятия из множества категорий, включающих оценку имущественного комплекса компании, эффективность ее работы, настоящие и будущие доходы, перспективы развития бизнеса и конкурентной среды на данном рынке и т. д. Оценка машин и оборудования включает 5 категорий, оценка ценных бумаг - 4 категории, оценка нематериальных активов - 3 категории. Соответственно, для каждой из категорий оценки существуют свои различные, многочисленные нормативные документы. В процессе консультирования и оформления предстоящей сделки оценщику постоянно приходится использовать готовые рабочие шаблоны.
    Кроме того, архив - важнейший фактор работы оценочной компании и в юридическом аспекте. Нередки случаи судебных разбирательств, оспаривающих законность заключенных сделок. В этом случае сохранение всей документации, включая промежуточные версии, является эффективным средством юридической защиты компании. Таким образом, специфика работы оценщика предполагает постоянное и активное использование им больших объемов информации.
    Сегодня большинство оценочных компаний в работе используют бумажный архив, состоящий из нескольких больших помещений со стеллажами, на которых в картонных папках хранится вся необходимая документация. Для получения данных из такого архива необходимо проделать несколько операций: получить доступ в сам архив, сделать заявку на определенный документ и подождать определенное количество времени - от нескольких часов до нескольких дней.
    Об оперативности в использовании информации в данном случае говорить не приходится, так же как и о возможности одновременного доступа сразу нескольких сотрудников к необходимому документу, поскольку этот документ может быть уже выдан или находиться в работе. Например, в процессе подготовки к однотипным сделкам нескольким оценщикам может потребоваться один и тот же архивный материал - документы произведенной ранее экспертизы, статистические данные, отдельные нормативные документы и т. д. В этом случае материалы первым получит тот, кто быстрее возьмет их из архива или раньше подаст на них заявку. Другим останется только ждать или взять небольшую часть на копирование. Такой <односторонний> принцип работы с документами в современных условиях не приемлем.
    Именно в таких ситуациях <плодятся> многочисленные ксерокопии документов, изготовленные <на всякий случай>. Вместе с тем существует проблема использования <ненужных материалов>: различных промежуточных версий документов, которые могут понадобиться в будущем, но в данный момент не востребованы. Единственным средством расширения такой корпоративной <базы данных> является увеличение используемых площадей, а это означает появление новых стеллажей и новых папок данных.
    Общая статистика деятельности бумажных архивов свидетельствует:

  • не менее 3% документов размещены в архиве организации неправильно, т. е. находятся в данный момент не в той папке, не в том деле и т. д.;
  • около 10% документов в год утрачиваются (не возвращаются исполнителями, т. е. остаются во внешних организациях, у других сотрудников, ошибочно уничтожаются и т. д.);
  • до 90% документов не востребованы, <забыты>, т. е. общее количество обращений к этим материалам невелико, и в случае возникновения потребности в них могут быть проблемы с поиском;
  • общий прирост количества хранящихся документов может составлять от 20 до 100% в год.
        Следовательно, при использовании бумажного архива не могут быть решены следующие принципиально важные проблемы: 1) моментальное (в течение нескольких секунд) нахождение требуемого документа в соответствии с заявленными данными каталога; 2) полная гарантия долговременного хранения данных без потери их качества и целостности; 3) возможность постоянного и оперативного доступа к любой (в пределах установленных санкционированным доступом пользовательских прав) необходимой информации с любого рабочего места.
        Лучшим выходом из сложившейся ситуации служит создание электронного архива документов. Для этого в электронный вид переводится наиболее востребованная на предприятии <бумажная> документация: нормативно-справочная, техническая и технологическая документация клиентов, организационно-распорядительная и т. д.
        Электронный архив позволяет не только эффективно организовать бизнес-процессы в компании в целом, но и в десятки раз повысить персональную производительность каждого работника за счет возможности его постоянного доступа к любому требуемому документу. Работа с электронным архивом происходит в многопользовательском режиме, в этом случае с электронным образом необходимого документа одновременно может знакомиться практически неограниченное число сотрудников. В современных условиях массовой автоматизации и все большего перевода деловых и финансовых активов в электронный вид профессиональный успех оценщика напрямую зависит от быстрого доступа к деловой информации, хранящейся в электронном архиве документов компании.

    КАК СОЗДАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ?

        Теоретически любое учреждение или предприятие, обладающее большими архивами и постоянно работающее со значительными объемами бумажных документов, может самостоятельно создать собственный электронный архив. Однако при этом возникнут не только значительные материальные затраты на приобретение соответствующего сканирующего оборудования. Важно также наличие высококвалифицированного персонала и владение технологией перевода бумажных документов в электронный вид, поэтому в большинстве случаев заинтересованной в создании электронного архива организации не стоит тратить лишние деньги и время на создание собственного центра сканирования. Как показывает более чем десятилетний опыт - в большинстве случаев гораздо выгоднее поручить создание электронного архива специализирующемуся на данной работе предприятию.
        Как правило, создание электронного архива документов происходит в несколько этапов. Первоначально документация переводится в электронный вид с использованием поточного (массового) сканирования. В результате создаются точные электронные копии (электронные образы) документов со всеми артефактами (резолюции, визы, подписи, печати, штампы и т. д.).
        Для сканирования отдельных листов (расшитых документов) используются протяжные скоростные документные сканеры, такие как ЭЛАР СКАМАКС, обладающие высокой производительностью: от десятков до сотен страниц в минуту. Они способы перевести в электронный вид десятки тысяч листов в смену и могут работать с проблемными (ветхими, поврежденными, недостаточно контрастными) документами.
        Для создания электронных образов крупноформатных, а также сброшюрованных документов - нерасшитых дел, книг, альбомов используются планетарные (иначе книжные) сканеры ЭЛАР ПланСкан или i2S DigiBook SupraScan. Полученные электронные образы подвергаются индексации по тому или иному набору значимых информационных параметров: тип документа, дата его разработки (принятия, утверждения), порядковый номер и т.д.
        После индексации электронные документы размещаются для постоянного хранения на специализированных архивных накопителях: роботизированных высокопроизводительных накопителях ЭЛАР НСМ или Plasmon UDO. Эти устройства были специально разработаны для гарантированного надежного и долгосрочного хранения данных, а также для обеспечения возможности дифференцированного доступа к ним.

    КАКУЮ ПОЛЬЗУ ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ПРИНЕСЕТ КОМПАНИИ?

        Создание электронного архива позволит получить реальные преимущества.
        Постоянный быстрый доступ к любой документации, удобный поиск необходимой информации непосредственно с рабочего места
        Доступ к важным коммерческим и архивным документам является строго регламентированным, его степень можно легко установить персонально для каждого сотрудника. Таким образом, решаются сразу две важные проблемы: сохранение режима конфиденциальности и надежная защита данных от умышленного уничтожения или порчи (в том числе, возможности исправления данных).
        В этом принципиальное отличие электронного архива от бумажного. Вся хранящаяся информация четко структурирована - поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования материалов многократно повышается за счет возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создания тематических отчетов, сортировки документов по хронологии и т. д.
        Надежность и долговечность хранения данных
        Хранящиеся в архиве электронные образы документов не разрушаются со временем, у них не ухудшаются пользовательские качества. Записанные на DVD-диске данные могут храниться десятилетиями, тогда как бумажные документы, находящиеся в активной эксплуатации в течение этого срока, быстро приходят в негодность, а создание бумажных копий является лишь временным выходом из положения. Кроме этого, электронный архив имеет средства восстановления данных после сбоев.
        Коллективная (в том числе, и дистанционная) работа с одним документом
        Эта функция повышает эффективность работы с документами в несколько раз: в условиях электронного хранения возможна многопользовательская работа нескольких сотрудников с одним и тем же документом, включая дистанционную возможность коллективного доступа. В обычном архиве это просто невозможно. Кроме того, системное ведение архива позволяет сохранить все промежуточные версии документов после внесения каждого изменения, не уничтожая многочисленные предыдущие версии (только исключение из доступа).
        Компактность
        По сравнению с бумажным, электронный архив занимает небольшое пространство, что позволяет эффективно использовать свободные помещения. Таким образом, открывается возможность получения дополнительной коммерческой прибыли, например, сдача офисов в аренду. Оригиналы документов можно надежно упаковать и перевезти в удаленное, недорогое хранилище.

    ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА В ОЦЕНОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

        Постоянно растущий поток информации, бесконечные изменения и поправки в законодательной базе сильно затрудняют рабочий процесс оценщика: значительную часть времени перед подготовкой к процедуре оценки или оформления сделки приходится тратить на изучение необходимой документации. В условиях тотальной зависимости от использования необходимой информации создание электронного архива позволит любому работнику компании быстро и гарантированно получить доступ к нужным данным. Таким образом, экономятся время и деньги не только самого специалиста, но и всей компании.
        Также совершенно очевидно, что для эффективной работы в современных условиях, когда главное конкурентоспособное преимущество компании на рынке - объем информации и скорость доступа к ней, создание электронного архива документов, организованного именно под потребности и возможности бизнеса конкретного предприятия, является высокоэффективным технологическим решением.
        Помимо централизованного и надежного хранения данных с возможностью постоянного доступа к ним, электронный архив предлагает ряд преимуществ:

  • обеспечение безопасности хранения конфиденциальной и коммерческой информации;
  • повышение производительности труда, благодаря возможности быстрого доступа к данным;
  • снятие информационных барьеров и возможность коллективного доступа к документам при групповом решении задач;
  • усиление потенциала рабочей группы за счет современных технологий взаимодействия и эффективного управления информационными потоками внутри компании;
  • снижение психологического давления на оценщика со стороны заказчика, благодаря возможности постоянного доступа оценщика к достоверной информации.

    ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПОТЕНЦИАЛА ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА НА ПРАКТИКЕ

        Итак, в компании появился электронный архив. На практике рабочее взаимодействие с электронным архивом будет выглядеть следующим образом. Например, необходимо оценить жилой дом. В этом случае из электронного архива документов специалистом будут извлечены следующие документы:

  • свидетельство о регистрации права собственности;
  • технический паспорт БТИ на объект;
  • поэтажный план и экспликация;
  • документы, подтверждающие права на земельный участок (собственность, аренда или иное);
  • сведения о сооружениях, подсобных строениях, объектах инфраструктуры и других улучшениях, находящихся на земельном участке;
  • бухгалтерская справка о балансовой стоимости объекта (если собственник объекта - юридическое лицо);
  • сведения о наличии обременений у объекта, включая обременение залогом или долговыми обязательствами, наличием арендаторов и иных ограничений по использованию объекта.
        В условиях постоянного наполнения архива новой информацией эта комбинация из уже имеющихся и обновленных данных поможет создать целостную картину, которая значительно повысит качество экспертизы.
        Имея доступ к необходимым документам, специалист сможет подготовиться к проведению процедуры путем подбора из существующего электронного архива кадастровых данных по объектам недвижимости, включающих в себя важную информацию о том, что, где и когда было построено, кому продавалось, когда и по какой цене, статистические данные, информацию по району, динамику цен на недвижимость в данном районе, состояние инфраструктуры. Он сможет прочитать аналогичные отчеты, на основании которых возможны предварительное знакомство и черновой вариант оценки.
        Обладая таким количеством разнообразных данных, оценщик сможет быстро и эффективно провести всеобъемлющую экспертизу, по каждому пункту которой будет дано квалифицированное заключение. При возникновении спорных вопросов или принятии решения, не устраивающего заказчика, в некоторых случаях возможно быстрое разрешение ситуации путем моментального доступа к необходимым источникам.
        Электронный архив - это новое, эффективное решение, перспективность которого еще только предстоит оценить по достоинству. Однако уже сейчас, когда в этом направлении делаются только первые шаги, становится совершенно очевидно, что будущее - за использованием электронных документов и образов бумажных материалов.

    БЛАГОПРИЯТНЫЕ ПЕРСПЕКТИВЫ ДАЛЬНЕЙШЕГО РАЗВИТИЯ ОЦЕНОЧНОГО БИЗНЕСА В НАШЕЙ СТРАН

        Катастрофическое увеличение объема документооборота и, как следствие, неизбежное признание юридического статуса электронной подписи служат стратегическими аргументами в пользу внедрения в компании электронного архивного комплекса. В дальнейшем актуальность этого вопроса будет только увеличиваться. В большинстве европейских стран и США необходимость архивного хранения ключевой для отрасли информации закреплена на законодательном уровне. В мире существует порядка 25 тыс. директив и правил, которые требуют сохранения определенной информации, например, данных по финансовым транзакциям, биржевым сделкам, недвижимости, медицинским исследованиям и страховым выплатам, в течение 5-10 лет. В ближайшее время законодательные нормы, регламентирующие порядок хранения и работы с электронными документами, будут внедряться и в России. В этих условиях становится очевидным, что выиграет тот, кто думает о будущем уже сегодня.
        Таким образом, создание электронного архива является мощным стимулом не только стабильного перспективного развития компании, но и устойчивым залогом успешного существования на рынке, независимо от внешних конъюнктурных условий.
        Cайт компании: www.elan.ru.

    • Рейтинг
    • 0
    Добавить комментарий
    Комментарии (5):
    Раничева
    10.03.2016 12:14:06
    Нам тоже вполне удобно работать с электронным архивом.
    стюард
    28.03.2016 12:20:50
    В любом случае пластик лучшА мы пока в бумажном виже храним документацию.е заменить на стекло или картон.
    стюард
    28.03.2016 14:41:47
    А мы пока в бумажном виде храним документацию.
    tanya
    28.03.2016 14:42:50
    При хранении в бумажном виде нужен порядок в архиве и сохранность, это не так легко обеспечить.
    Стюард
    28.03.2016 15:21:38
    Мы заказывали специальные архивные коробки на http://www.antech.ru/, так что проблем с сохранностью нет.
    Содержание (развернуть содержание)
    Факты и комментарии
    Один день с Анной Поповой
    Осенний урожай на рынке долгов
    Негосударственные рублевые облигации. Жаркое лето - когда похолодание?
    Высокодоходные облигации строительной отрасли
    Нельзя "легко" тратить "легкие" деньги
    Маршрут длиной в 10 лет: Лондон-Токио-Северный полюс...
    Специфика управления активами открытого паевого инвестиционного фонда
    Потребление нефти как болезнь
    Долговая нагрузка Газпрома
    Рыночные долговые инструменты ОАО "Газпром"
    Инвестирование в облигации: теория и практика
    Применимость кривых доходности
    Модель "Бостонской матрицы" для оценки привлекательности инвестиций в экономику Удмуртии
    Электронный архив как эффективный инструмент развития оценочного бизнеса
    Финансово-правовая природа опционного договора
    Стратегия конкуренции
    О некоторых вопросах правового регулирования деятельности специализированных депозитариев
    Электронный документооборот: технологическое развитие рынка коллективных инвестиций
    Преодоление монополизма институтов инфраструктуры финансового рынка и развитие их тарифной политики
    Новости законодательства, Группы ММВБ, МАБ СНГ, World News
    Российский фондовый рынок: свежий ветер перемен
    Междилерское РЕПО как наиболее динамично развивающийся сегмент денежного рынка
    Становление и развитие организованного межбанковского рынка востребовано временем
    Депозиты и ломбардные кредиты Банка России на ММВБ
    Рынок межбанковского кредитования на ММВБ - новый этап развития российского денежного рынка
    Тенденции рынка ГЦБ
    Повышение ликвидности рынка госдолга - насущная необходимость

    • Статьи в открытом доступе
    • Статьи доступны на платной основе
    Актуальные темы    
     Сергей Хестанов
    Девальвация — горькое лекарство
    Оптимальный курс национальной валюты четко связан со структурой экономики и приоритетами денежно-кредитной политики. Для нынешней российской экономики наиболее логичным (и реалистичным) решением бюджетных проблем является девальвация рубля.
    Александр Баранов
    Управление рисками НПФов с учетом новых требований Банка России
    В III кв. 2016 г. вступили в силу новые требования Банка России по организации системы управления рисками негосударственных пенсионных фондов.
    Варвара Артюшенко
    Вместе мы — сила
    Закон синергии гласит: «Целое больше, нежели сумма отдельных частей».
    Сергей Майоров
    Применение blockchain для развития биржевых технологий и сервисов
    Распространение технологий blockchain и распределенного реестра за первоначальные пределы рынка криптовалют — одна из наиболее дискутируемых тем в современной финансовой индустрии.
    Все публикации →
    • Rambler's Top100